数电发票 OFD 怎么批量转成还能复制文字的 PDF?
数电发票从电子税务局下载,常见的是 OFD,不是 PDF。报销系统、档案系统和一部分打印店只收 PDF。若用「截图再套进 PDF」的办法转换,看起来像发票,但发票号码、价税合计都选不中,后面无法再提取、查重。这篇只讲 OFD 转 PDF 这一件事:按版式把 OFD 重绘成 PDF,文字仍然可以复制。
直接结论:上传 .ofd 文件,点「开始转换」,下载一个 ZIP。ZIP 里每个 PDF 与原来的 OFD 同名,只是扩展名变成 .pdf。打开 PDF 可以选中「发票号码」「价税合计」这些字,说明文本层还在。
一、OFD 是什么,为什么转完还要能复制
OFD 是国标版式文件(GB/T 33190)。数电发票的 OFD 里面是版式数据和字,不是一张照片。正确的转换是按坐标把这些字和线重新画进 PDF,所以版式不变,文字仍是文字。
截图转 PDF 会丢掉文本层。这样的 PDF 可以打印,但不能搜索发票号码,也不能再交给发票信息提取去读 18 列。本工具的转换结果可以接着用于发票处理工具里的信息提取、查重、重命名、分文件夹、合并打印和 A4 切 A5。
二、转换步骤
第 1 步:只放入 OFD
打开OFD 转 PDF 工具。把 OFD 拖进上传区,或点「选择整个文件夹」,文件夹内的 OFD(含子文件夹)会加入。扩展名不是 .ofd 的文件不会当发票转换。
限制是:单文件不超过 20MB,单次最多 50 个。这比发票提取的 300 个少,因为转换要重绘每一页。超过 50 个时,分成几次上传即可,每次都会各自下载一个 ZIP。
第 2 步:点「开始转换」
文件列表出现后点「开始转换」。转换按 OFD 里的版式数据重绘,不是先渲染成图片再嵌进 PDF。单个文件损坏、内容为空时,该文件会失败并提示,不会拿一个空白 PDF 冒充成功。
第 3 步:从 ZIP 里取出 PDF
多个文件打成一个 ZIP 下载。每个 PDF 的文件名与原来的 OFD 相同,只有扩展名从 .ofd 变成 .pdf。两个 OFD 如果本来就同名,PDF 会自动加上序号,避免在 ZIP 里互相覆盖。
下载后用电脑打开任意一个 PDF,试着拖选发票号码。能选出文字,就说明这次转换保留了文本层,可以送去打印,也可以送去提取。
三、转完之后怎么接着用
如果目的只是归档、打印,ZIP 里的 PDF 即可。如果还要把号码、金额做成 Excel,不要在这篇工具里找提取按钮。打开发票处理工具的「信息提取」,把这些 PDF 拖进去。提取读的是文本层,所以必须是这里转出的 PDF,而不是截图版。
OFD 本身可以被发票工具直接读取。如果你的下一步只是把号码和金额做成 Excel,可以不转换,直接把 OFD 放进发票处理工具的「信息提取」,和 PDF、XML 放在同一次上传里。需要先转成 PDF 的情况是:对方的报销或档案系统不收 OFD、要和以前的 PDF 发票放在同一个文件夹里打印,或本机软件只能打开 PDF。
四、怎么判断这份 PDF 没有变成截图
转换结束后做一次 10 秒钟的检查,比看文件大小更可靠:
- 用电脑里的 PDF 阅读器打开 ZIP 中的任意一份。
- 用鼠标从「发票号码」拖到号码末尾。能拖出一段可选中的文字,文本层就在。
- 若整页只能被当成一张图拖动、一个字都选不中,就不是这次转换应有的结果,不要拿去提取。
不是 OFD 的文件会跳过。文件损坏或转换结果为空的,记为失败,不会放进压缩包。至少成功一份才会下载 ZIP;一份都没成功时,页面提示没有成功转换的文件,不会给你一个空包。
两个 OFD 原来的文件名完全相同时,PDF 会自动加序号再放进 ZIP,避免后一个覆盖前一个。平时从电子税务局下载的文件名里已经带有发票号码,一般不会撞名。
五、文件会保存吗
不会。OFD 和生成的 PDF 只在这一次转换中使用,发完下载包即删除,不保留文件内容。发票上的购销方信息不会留在服务器上。
总结
数电发票 OFD 要变成还能复制文字的 PDF:上传 .ofd,单次最多 50 个,下载 ZIP,文件名保持不变。能选中发票号码,才算转换成功。打开OFD 转 PDF 工具即可开始。